The best apps to get organized

Bajo el concepto Getting Things Done (GTD), un método de organización de tareas para mejorar la productividad desarrollado por David Allen, ha surgido la necesidad de organizar y hacer el seguimiento de las actividades de una manera más eficiente para aprovechar el tiempo al máximo.Si no nos organizamos bien, es fácil perder el control de todo lo que debemos realizar cada día en el trabajo o en el hogar, ya sean fechas de entrega en la oficina, reuniones, citas médicas... Sin embargo, la tarea de organizarse no debería suponer un problema, y mucho menos ocupar un gran porcentaje de nuestro tiempo.Con el objetivo de facilitar la planificación de nuestras actividades, cada vez son más las aplicaciones que, con funciones y herramientas diseñadas para crear listas de tareas con recordatorios o establecer rutinas de trabajo, nos ayudan a mantener el orden en nuestra vida de manera automatizada.

Aplicaciones para organizar el día a día

A las jornadas de trabajo hay que sumarles los compromisos sociales, las tareas personales y otro tipo de actividades que necesitamos ubicar en fecha y hora para no olvidarnos de ellas. Esta actividad puede ser sencilla si utilizas un teléfono móvil, una tablet o un ordenador gracias a una amplia variedad de aplicaciones que nos permiten sacar provecho de la tecnología y utilizarla para organizar nuestras responsabilidades.

Google Calendar

El calendario de Google cuenta con la ventaja de estar asociado a la cuenta de Google, lo que permite sincronizar la información y acceder a ella desde cualquier dispositivo.Esta aplicación permite configurar citas recurrentes, personalizar el tipo de notificación a recibir para avisar de los próximos eventos o establecer alertas a modo de recordatorios. Además, se pueden crear retos personales para los que el propio calendario se encarga de encontrar un hueco libre en la semana.Otra de las particularidades de Google Calendar es que añade automáticamente los correos desde la cuenta de correo de Gmail, por lo que ni si quiera es necesario salir de una aplicación y entrar en otra para configurar eventos o citas próximas.En definitiva, es una de las aplicaciones más completas para organizar el día a día.

Google Keep

Con más de 50 millones de descargas, Google Keep es una de las aplicaciones de listas y notas más populares del mercado gracias a la posibilidad de integrarse con el resto de servicios de Google.Es una buena opción para organizar las tareas del día a día de manera sencilla y eficiente porque permite crear tareas y listas de tareas, añadir etiquetas para organizar los contenidos que se van almacenando, agrupar las tarjetas por colores, compartir las tareas con nuestros contactos y fijar las notas más importantes en la página de inicio para tenerlas presentes en todo momento.A su vez permite crear recordatorios rápidos de los que se pueden recibir notificaciones posteriormente para evitar posibles olvidos, así como crear alertas que se sincronizan con Google Calendar. Además, si necesitas ahorrar un poco de tiempo, no es necesario que recurras al teclado ya que la app ofrece la posibilidad de grabar un audio que queda transcrito al instante.

Trello

Trello es la aplicación por excelencia para ejecutar proyectos en equipo con la mayor precisión posible. Se basa en la organización de tareas o actividades compartidas por un equipo de trabajo a través de un formato de tableros, columnas y tarjetas. Además, cada tarjeta puede ser personalizada, lo que hace más práctica la organización.Cada proyecto, tanto laboral como de la vida cotidiana, requiere la creación de un tablero. Dentro de él se colocan las listas, que proporcionan una visión completa de cada proyecto. Los artículos que componen las listas se denominan tarjetas, y éstas son las que detallan la tarea a realizar y sus especificaciones mediante descripciones, notas, fechas límite, archivos adjuntos, checklists, etiquetas por colores, miembros o fechas de vencimiento.Tanto la versión del navegador como la aplicación se pueden descargar de manera gratuita en cualquier dispositivo, pero también existe una modalidad de pago que proporciona una mayor capacidad de almacenamiento. Además, con Trello se puede trabajar sin conexión, aunque los tableros sesincronizarán automáticamente cuando estemos conectados a Internet.La plataforma está ligeramente inspirada en la metodología Kanban, desarrollada como una forma de mejorar la flexibilidad manteniendo en un nivel elevado la producción a través de la visualización del trabajo y evitando la acumulación de tareas pendientes.

Evernote

Evernote proporciona todo lo necesario para organizarnos en cualquier ámbito gracias a su toma de notas, planificación de proyectos, formas sencillas de encontrar información relevante… Es una solución capaz de recopilar todo en un mismo sitio.Mediante su aplicación, compatible con cualquier dispositivo, podemos crear, gestionar y organizar tareas y recordatorios, guardar notas importantes, crear listas, programar citas en el calendario, categorizar ideas, notas y datos, e incluso tiene la capacidad de adjuntar fotos, vídeos o documentos de Word o PDF a las listas de tareas.Entre las múltiples funciones de Evernote destacan la capacidad para guardar información relevante encontrada en Internet, ya sean páginas enteras o solo una parte, el escaneo de documentos (tarjetas de visita, facturas, recibos, etc.) y su tecnología de reconocimiento de texto escrito a mano, líder en el sector, que encuentra palabras escritas manualmente en todo lo que se capture con su escáner, ya sean notas en papel, pizarras o pósits.A pesar de que la modalidad gratuita Evernote Basic es muy completa, dispone además de Evernote Premium y Evernote Business.

Todoist

Una de las aplicaciones más populares para gestionar tareas desde el móvil es Todoist, un planificador inteligente que destaca por sus posibilidades de organización. No solo podemos crear tareas con un par de clics, sino que tenemos la posibilidad de gestionar proyectos diferenciados para asignarles tareas concretas y configurarlos con el formato de vista o panel, según nos resulte más cómodo.Las tareas que se van completando en el día a día van sumando logros en la aplicación, de manera que se pueden establecer objetivos diarios y semanales para poder visualizar los niveles de productividad.Además, Todoist permite la vinculación con un gran número de aplicaciones como Gmail, Google Calendar o Trello para que podamos tener toda nuestra actividad en un mismo lugar.Se puede utilizar esta aplicación de forma gratuita en sus versiones móviles para iOS y Android, versión web y extensión para el navegador.

TickTick

Como ya hemos comentado, organizar todas las actividades de los diferentes ámbitos de nuestra vida es una tarea difícil, pero con TickTick podemos crear listas para cada uno de ellos (trabajo, estudios, hogar, listas de deseos…), ordenarlas según su prioridad y organizarlas por colores sobre un calendario anual para saber qué es lo primero que debemos hacer sólo con un vistazo.Crear tareas es muy fácil, además, podemos hacerlo a través del asistente de voz del móvil si queremos ahorrar tiempo. También podemos incluir en las tareas todo tipo de detalles, recordatorios, fecha de finalización y orden de prioridad.Con esta aplicación, además de organizar las tareas, podemos sincronizarlas con otras personas para, por ejemplo, conocer los huecos libres para concertar una reunión, organizar una escapada con los amigos o la familia o establecer la mejor hora para realizar cualquier actividad en grupo. Todo ello estableciendo plazos y periodos de tiempos determinados que enviarán una alerta a los usuarios para avisarles de la fecha límite de cada una de las tareas.Disponible en versión móvil y escritorio, TickTick nos permite gestionar toda nuestra agenda desde cualquier lugar.

Do It (Tomorrow)

Do It Tomorrow, based on the saying “don't leave until tomorrow what you can do today”, is characterized by simplicity and instantaneity, that's why it only allows you to organize the current day and the next dayIt is possibly the simplest option, but this is the case because it has been designed so that those users who have a classic paper agenda can access it digitally. The interface Imitate the appearance of a physical agenda, showing one page for today and another for tomorrow, so it's ideal to focus on those upcoming appointments or tasks that we should remember and forget about the ones that aren't in such a hurry. If we don't get to do the day's activities, the application gives us the option to postpone them to the next day, so we'll always be up to date and never miss any task. In addition, it is very easy to make modifications or delete the tasks that we have already completed, so it is the option ideal for those looking for simplicity and they have little time to configure applications. In addition to the web version, Do It Tomorrow also has apps for iOS and Android.

Applications that promote concentration

So far we have seen applications that help us organize ourselves to fulfill all the daily tasks that we have pending, but what happens if we have every activity organized and we are unable to concentrate to complete them within the established deadlines? Concentration is essential to be efficient in performing each task, and for this there are also some applications with different functionalities that can be very useful.

SaneBox

According to a study published by Microsoft, on average we pass the 28% of our workday checking our email inbox, an obvious distraction that prevents us from continuously focusing and completing tasks, directly affecting our productivity.SaneBox helps us organize our email thanks to Artificial Intelligence, which achieves that only important emails remain in our inbox. This way we can focus on the tasks that are essential while the application filters unimportant emails to avoid our distraction. Other functions included are the automatic cancellation of subscriptions, a summary of the newsletters received and the rescue of emails sent to the spam box but which can really be useful.

Focus Booster

Focus Booster Consider that each interruption delays us 25 minutes to continue what we were doing, so this application works with a method similar to Pomodoro technique, that is, the division of tasks into intervals of concentration and rest times.

Noisli

It has been proven that the Relaxing melodies and sounds help you stay focused, that's why Noisli allows users to mix different natural rhythms including wind, rain, bonfires and even the noise of a coffee shop to create own relaxing combinations and personalized.

Freedom

As demonstrated by the two previous applications, there are many ways to concentrate and put all our attention on a task, but on many occasions it is the same devices that we use to organize ourselves that they distract us from our chores.Freedom deactivates applications indicated by the user for periods of time established by the user for the purpose of achieve more goals throughout the day. This way, social media, news updates and messaging apps will no longer be a distraction.

Forest

You may not know it, but focusing on the work and completing it without distractions can help save the planet. Forest is associated with the organization Trees for the Future to collaborate in planting trees. How does the application work? It's as simple as selecting the tree we want to plant and Keep the app open while we force ourselves to concentrate. Thus, the company Plant a real seed in a forest and a virtual one in the app. If the user leaves the application, the tree will stop growing, but as long as they are focused on their task, the tree will grow slowly.

What did you think of our selection of apps to organize ourselves? We know that the list could be very wide... Do you know any app that we have left in the dark? We read you on social media!